Įsivaizduokite situaciją: penktadienio rytą viename verslo centre vienu metu vyksta valdybos posėdis, komandos „stand-up“ susirinkimas ir pokalbis su potencialiu klientu per vaizdo skambutį. Jei pastate yra tik viena bendra konferencijų salė, bent viena iš šių trijų grupių liks be tinkamos erdvės arba turės derinti laiką savaitėmis į priekį. Būtent todėl vis daugiau Vilniaus verslo centrų valdytojų pripažįsta, kad viena universali salė – tai jau nebepakankamas sprendimas šiuolaikiniam biurų nuomininkui.
Vilniaus biurų rinka per pastarąjį dešimtmetį smarkiai pasikeitė – nuomininkai nebe tik ieško kvadratinių metrų, jie vertina visą infrastruktūrą aplink darbo vietą. Kelios atskiros salės skirtingoms reikmėms tapo tokiu pat svarbiu konkurenciniu pranašumu kaip geras susisiekimas ar moderni vėdinimo sistema.
Kodėl viena salė nebeatitinka šiuolaikinio biuro poreikių?
Tradicinis modelis, kai verslo centre įrengiama viena didelė konferencijų salė visiems nuomininkams, buvo logiškas dar prieš dešimtmetį, kai dauguma susitikimų vykdavo tiesiogiai, o vaizdo skambučiai buvo retenybė. Šiandien situacija kitokia: hibridinis darbas tapo norma, o tai reiškia, kad tuo pačiu metu vienoje erdvėje gali reikėti ir didelės salės akcininkų susirinkimui, ir mažos kabinos vienam skambučiui su klientu užsienyje.
Kai pastate yra tik viena erdvė, ji tampa butelio kakleliu. Įmonės priverstos rezervuoti laiką iš anksto, dažnai konkuruoja tarpusavyje dėl tos pačios valandos, o spontaniškas susitikimas tampa neįmanoma prabanga. Tai ne tik nepatogumas – tai realus produktyvumo praradimas, kurį jaučia kiekviena pastate dirbanti įmonė.
Skirtingo dydžio susitikimai reikalauja skirtingų erdvių
Verslo centro nuomininkų poreikiai labai įvairūs. Startuoliui, turinčiam penkis darbuotojus, dažniausiai pakanka nedidelės kabinos dviem trims žmonėms pasitarti su klientu telefonu ar per „Zoom“. Tuo tarpu tarptautinės korporacijos regioninė būstinė gali kas mėnesį rengti 30–40 žmonių strateginę sesiją su vadovais iš kelių šalių. Jei abi šios įmonės priverstos naudotis ta pačia sale, viena iš jų neišvengiamai nukenčia – arba maža įmonė moka už per didelę ir per brangią erdvę, arba didelė įmonė negali sutalpinti visų dalyvių.
Kelių salių nauda verslo centro valdytojui
Verslo centro savininkui ar valdytojui investicija į kelias skirtingo formato sales atsiperka keliais būdais vienu metu. Pirmiausia, tai tiesioginis pajamų šaltinis – konferencijų salės nuoma valandomis ar visai dienai gali tapti reikšminga papildomo pelno linija, ypač jei pastatas yra patogioje vietoje netoli miesto centro ar verslo rajonų, tokių kaip Šnipiškės ar Konstitucijos prospektas.
Antra, įvairių salių pasiūla didina pastato patrauklumą naujiems nuomininkams. Kai įmonė renkasi tarp dviejų panašios kainos biurų, būtent papildoma infrastruktūra – keletas prieinamų salių, moderni technika, patogus rezervavimas – dažnai tampa lemiamu argumentu. Registrų centro duomenimis, komercinio nekilnojamojo turto rinkoje Vilniuje konkurencija tarp verslo centrų dėl kokybiškų nuomininkų kasmet auga, todėl papildomos paslaugos tampa nebe prabanga, o būtinybe.
Trečia, kelios salės leidžia efektyviau valdyti pastato erdvę apskritai. Vietoj vienos didelės, dažnai tuščios patalpos, valdytojas gali sukurti lankstesnę sistemą, kurioje mažos kabinos naudojamos beveik nuolat, o didelė salė rezervuojama retesniems, bet svarbesniems renginiams.
Kokie formatai populiariausi tarp Vilniaus verslo centrų?
Analizuojant, kokios konferencijų salės Vilniuje šiuo metu labiausiai paklausios, matyti aiški tendencija link segmentacijos pagal dalyvių skaičių ir paskirtį.
Mažos pokalbių kabinos (2–4 asmenims)
Šios erdvės skirtos individualiems skambučiams, trumpiems pasitarimams ar pokalbiams su kandidatais į darbą. Jos turi būti garsui izoliuotos, su gera interneto jungtimi ir minimaliu, bet funkcionaliu interjeru. Tokių kabinų paklausa augo itin sparčiai po pandemijos, kai nuotolinis darbas tapo įprasta praktika.
Vidutinio dydžio salės (6–12 asmenų)
Tai universaliausias formatas, tinkamas komandos susirinkimams, projektų aptarimams ar susitikimams su klientais. Tokioje salėje paprastai įrengiamas ekranas vaizdo konferencijoms, interaktyvi lenta ir patogūs baldai, leidžiantys sėdėti kelias valandas be diskomforto.
Didelės reprezentacinės salės (20 ir daugiau asmenų)
Skirtos akcininkų susirinkimams, konferencijoms, pristatymams ar didesniems renginiams. Šios erdvės dažniausiai turi profesionalią garso ir vaizdo įrangą, sceną ar pakylą, taip pat galimybę transliuoti renginį internetu. Būtent tokios salės dažniausiai teikiamos ir kaip atskira paslauga – konferencijų salės nuoma išorės klientams, nesusijusiems su pastato nuomininkais, tampa papildomu pajamų šaltiniu verslo centro valdytojui.
Praktiniai patarimai verslo centrų valdytojams
Norint sėkmingai įgyvendinti kelių salių strategiją, verta laikytis kelių aiškių žingsnių.
Pirma, atlikti nuomininkų poreikių analizę. Prieš investuojant į naujas erdves, verta apklausti esamus ir potencialius nuomininkus, kokio dydžio ir formato salių jiems labiausiai trūksta. Dažnai paaiškėja, kad didžiausias trūkumas – ne didelė salė, o būtent mažos pokalbių kabinos.
Antra, įdiegti skaitmeninę rezervavimo sistemą. Šiuolaikinis nuomininkas tikisi galimybės rezervuoti salę per kelias sekundes iš telefono, matyti realaus laiko užimtumą ir gauti automatinį patvirtinimą. Sistemos, integruotos su kalendoriais, tokiais kaip „Google Calendar“ ar „Microsoft Outlook“, žymiai sumažina administracinę naštą.
Trečia, apgalvoti kainodaros modelį. Kai kurios erdvės gali būti įtrauktos į bazinę nuomos kainą kaip valandų limitas per mėnesį, o didesnės ar dažniau naudojamos salės – apmokestinamos atskirai. Toks lankstus modelis leidžia pritraukti tiek mažas, tiek dideles įmones.
Ketvirta, investuoti į techninę įrangą kiekvienoje salėje pagal jos paskirtį. Nėra prasmės mažoje kabinoje įrengti brangią projekcijos sistemą, tačiau stabili interneto jungtis ir kokybiška kamera būtina net ir mažiausioje erdvėje.
Penkta, reguliariai vertinti salių išnaudojimą. Duomenys apie tai, kurios salės naudojamos dažniausiai, o kurios stovi tuščios, padeda priimti pagrįstus sprendimus dėl tolimesnių investicijų ar erdvių pertvarkymo.
Verslo centras, siūlantis tik vieną universalią konferencijų salę, šiandien vis dažniau atrodo pasenusiu sprendimu tiek nuomininkų, tiek pačių valdytojų akimis. Skirtingo dydžio ir paskirties erdvės – nuo mažų pokalbių kabinų iki reprezentacinių salių dideliems renginiams – leidžia geriau patenkinti įvairialypius įmonių poreikius, padidina pastato konkurencingumą rinkoje ir sukuria papildomą pajamų šaltinį per konferencijų salės nuomos paslaugą. Verslo centrų valdytojams, planuojantiems atnaujinti ar plėsti savo infrastruktūrą, verta pradėti nuo nuomininkų poreikių analizės ir palaipsniui kurti lankstų, technologiškai pritaikytą salių tinklą, kuris atlaikys tolesnius darbo kultūros pokyčius.